Klauzula Informacyjna dla Personelu
Klauzula Informacyjna dla Personelu
Ten dokument to klauzula informacyjna dalej („Klauzula”), która ma na celu przedstawienie zasad związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez PRINTRE Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu pod adresem Poświęcka 21, Wrocław 51-128, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001116137, NIP: 8952275122, REGON: 52914813800000, kapitał zakładowy: 20 000,00 zł (dalej „Administrator”, „My”, „Nam”) w stosunku do osób, z którymi Administrator zawarł cywilnoprawne umowy współpracy i pozostają pod wyraźnym kierownictwem Administratora przy wykonywaniu obowiązków służbowych lub umownych (dalej „Personel”).
1. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych Personelu.
1.1. Jako Administrator przetwarzany następujące rodzaje danych osobowych Personelu:
|
Rodzaj danych osobowych |
Sposób zbierania |
Cel przetwarzania |
|
Imię i Nazwisko |
poczta elektroniczna i tradycyjna, kontakt telefoniczny, zawarta umowa, bieżąca współpraca |
Realizowanie współpracy, obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
|
Numer PESEL |
poczta elektroniczna i tradycyjna, kontakt telefoniczny, zawarta umowa, bieżąca współpraca |
Realizowanie współpracy, obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
|
pseudonim |
poczta elektroniczna i tradycyjna, kontakt telefoniczny, zawarta umowa, bieżąca współpraca |
Realizowanie współpracy, obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
|
Wynagrodzenie i jego składniki |
zawarta umowa, bieżąca współpraca |
Realizowanie współpracy, rozliczanie współpracy, obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
|
Data urodzenia |
zawarta umowa, bieżąca współpraca |
Realizowanie współpracy, obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
|
Numer konta bankowego |
poczta elektroniczna i tradycyjna, kontakt telefoniczny zawarta umowa, bieżąca współpraca |
Realizowanie współpracy, rozliczanie współpracy, obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
|
Adres zamieszkania/korespondencyjny |
poczta elektroniczna i tradycyjna, kontakt telefoniczny, zawarta umowa, bieżąca współpraca |
Realizowanie współpracy, obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
|
Adres e-mail |
poczta elektroniczna i tradycyjna, kontakt telefoniczny, zawarta umowa, bieżąca współpraca |
Realizowanie współpracy, obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
|
NIP oraz nazwa firmy |
poczta elektroniczna i tradycyjna, kontakt telefoniczny, zawarta umowa, CEIDG |
Realizowanie współpracy, obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
|
Czas pracy i wykonywane zadania, lokalizacja, |
poczta elektroniczna i tradycyjna, kontakt telefoniczny, bieżąca współpraca, narzędzia ewidencji pracy |
Realizowanie współpracy, obrona przed ewentualnymi roszczeniami, organizacja pracy Personelu, rozliczenia współpracy z członkiem Presonelu |
|
numer NIP |
poczta elektroniczna i tradycyjna, kontakt telefoniczny, narzędzia ewidencji pracy, zawarta umowa, bieżąca współpraca |
Realizowanie współpracy, obrona przed ewentualnymi roszczeniami, monitorowanie czasu pracy Personelu w celach rozliczeniowych oraz ewidencyjnych, organizacja pracy Personelu |
1.2. Przetwarzamy Dane Osobowe Naszego Personelu zgodnie z obowiązującymi podstawami prawnymi:
|
Cel przetwarzania |
Podstawa prawna |
Okres przechowywania |
|
Zawieranie i wykonywanie umów |
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
Do czasu zrealizowania danej umowy (np. zakończenie współpracy) |
|
Wykonywanie obowiązków prawnych nałożonych na Nas (przechowywanie dokumentacji księgowej, archiwizowanie danych) |
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
Do czasu zrealizowania określonych obowiązków prawnych (np. koniec obowiązku przechowywania umowy) |
|
Bieżące księgowe rozliczanie współpracy z Personelem |
Art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO |
Do czasu zrealizowania danej umowy (np. zakończenie współpracy) |
|
Prowadzenie ewidencji czasu pracy Personelu |
Art. 6 ust. 1 lit b RODO oraz Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) |
Do czasu zrealizowania danej umowy (np. zakończenie współpracy) do wniesienia uzasadnionego sprzeciwu |
|
Dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami |
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) |
Upływ okresu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata) |
1.3. Dane osobowe są podawane dobrowolnie, ale są niezbędne dla realizacji umowy współpracy.
2. Transfer danych osobowych do Państw Trzecich.
2.1. Administrator korzysta z technologii dostarczanych przez:
a) Shopify International Limited (platforma sklepu internetowego);
b) FLY.IO, Inc. (hostingodawca);
c) Supabase, Inc. (hostingodawca);
d) Klaviyo, Inc. (dostawca narzędzia newsletter);
e) Deputy EMEA Limited (narzędzie organizacji czasu pracy);
f) Google Ireland Ltd. (Google Workspace);
g) Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365) oraz
h) Atlassian Pty Ltd.
Dane osobowe Personelu są najczęściej przetwarzane na serwerach w EOG. W niektórych przypadkach mogą być jednak przekazywane do innych podmiotów w ramach grup kapitałowych dostawców (np. spółki-matki Google LLC). Przekazanie danych następuje, gdy wymagają tego przepisy prawa lub potrzeba zapewnienia ciągłości usług.
2.2. Przekazywanie danych osobowych poza EOG odbywa się zgodnie z wymogami prawa:
a) Stany Zjednoczone: Dane przekazywane Google LLC, Klaviyo, Inc., FLY.IO, Inc. oraz Microsoft Corporation opierają się na decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r., która potwierdza odpowiedni poziom ochrony danych w ramach Ram Ochrony Danych UE-USA;
b) Kanada: Shopify International Limited przekazuje dane na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 20 grudnia 2001 r. (2002/2/EC), uznającej odpowiedni poziom ochrony danych w Kanadzie;
c) Zjednoczone Królestwo: Transfer danych (Deputy EMEA Limited) odbywa się na podstawie Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) 2021/1772 z dnia 28 czerwca 2021 r., które potwierdza zgodność ochrony danych osobowych w UK z wymogami UE.
- Dodatkowo, Google Ireland Ltd., Deputy EMEA Limited, Microsoft Ireland Operations Limited, Atlassian Pty Ltd. oraz Shopify International Limited mogą stosować Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską do przekazywania danych poza EOG.
3. Odbiorcy danych. Powierzenie. Współadministracja.
3.1. Dane osobowe Personelu, mogą zostać udostępnione (przekazane) innym administratorom będącymi odbiorcami danych, wyłącznie, gdy obowiązek takiego udostępnienia wynika z obowiązujących przepisów prawa. Podstawy prawne w tym zakresie zostały określone w pkt 1.2. Polityki Prywatności. Odbiorcami danych mogą być organy publiczne (organy skarbowe, prokuratura, policja, organy nadzorcze) lub podmioty świadczące usługi pocztowe/kurierskie ze względu na przepisy prawa pocztowego.
3.2. Powierzamy dane osobowe Personelu zewnętrznym firmom, które świadczą na Naszą rzecz Usługi. Dane osobowe powierzamy:
a) zewnętrznej firmie obsługującej księgowość Administratora;
b) dostawcom narzędzi marketingowych;
c) dostawcom narzędzi do zarządzania projektami;
d) dostawcom narzędzi organizujących czas pracy;
e) dostawcom narzędzi Google Workspace oraz Microsoft 365,
f) dostawcom narzędzi CRM.
4. Profilowanie (zautomatyzowane podejmowanie decyzji)
4.1. Administrator nie wykorzystuje technik profilowania lub zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu RODO wobec swoich Personelu.
5. Prawa Personelu.
5.1. Każdy członek Presonelu ma prawo:
a) w przypadku gdy podstawą prawną jest zgoda – do prostego wycofania zgody w każdym czasie bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów (wycofanie zgody);
b) uzyskania dostępu do przetwarzanych przez Nas danych osobowych danego członka Personelu (dostęp do danych osobowych);
c) uzyskać informacje o sposobach przetwarzania jego danych osobowych (prawo do informacji);
d) do sprostowania, żądania poprawienia lub wycofania nieaktualnych danych osobowych (prawo do sprostowania);
e) otrzymania kopii przekazanych Nam danych osobowych w celu przekazania ich innemu administratorowi (prawo do przenoszenia);
f) do żądania usunięcia przetwarzanych przez Nas danych osobowych (prawo do usunięcia, do bycia „zapomnianym”);
g) do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, np. jeżeli uważasz, że przetwarzamy za dużo danych niż niezbędne (prawo do ograniczenia przetwarzania);
h) do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W przypadku zasadnego sprzeciwu przestaniemy przetwarzać dane osobowe na tej podstawie prawnej. Sprzeciw może nie zostać uwzględniony, jeżeli wykażemy, że Nasze interesy mają nadrzędny charakter wobec praw i wolności członka Personelu (np. przetwarzanie danych osobowych w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami). Sprzeciw może zostać zastosowany między innymi w przypadku marketingu bezpośredniego.
- Niezależnie od powyższych podstaw, każdy członek Personelu ma prawo do wystosowania skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
6. Kontakt
6.1. W przypadku podjęcia jakichkolwiek wątpliwości co do legalności przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z pkt 5 Polityki Prywatności, podejrzenia o naruszeniu ochrony danych osobowych lub wystosowania zapytań, prosimy o kierowanie wiadomości na adres e-mail: hello@printre.pl, lub pisemnie na adres: ul. Poświęcka 21, 51-128 Wrocław
6.2. Prosimy, aby przesyłana wiadomość zawierała:
a) Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby zgłaszającej;
b) opis sytuacji lub zapytania
c) oczekiwane wyjaśnienie sprawy.